Usterki i zgłoszenia — centrum pracy zespołu

Usterki i zgłoszenia to nowy moduł Simplevent, który porządkuje codzienną pracę zespołu wynajmu. Zamiast telefonów, maili, SMS-ów i karteczek wszystkie problemy trafiają w jedno miejsce — z obiektem, statusem, priorytetem i pełną historią działań. DLACZEGO TO JEST WAŻNE? - Każde zgłoszenie jest przypisane do konkretnego obiektu. - Jeśli zgłoszenie powstaje z rezerwacji, jest powiązane także z tą rezerwacją — wiadomo, którego pobytu dotyczy. - Recepcja i managerowie widzą tylko te obiekty, do których mają uprawnienia. - Nic nie ginie w wątkach mailowych, a zespół ma jedną, wspólną listę zadań. KTO MOŻE ZGŁASZAĆ? 1. Sprzątający (permission CLEANER) — bezpośrednio z kalendarza, z poziomu szczegółów rezerwacji. 2. Manager i administrator — z centrum zgłoszeń oraz z kalendarza. 3. Właściciel obiektu — dla swoich nieruchomości. 4. Gość — zgłaszanie z linku do rezerwacji jest przygotowywane jako kolejny krok. POWIADOMIENIA DLA MANAGERÓW Gdy powstanie nowe zgłoszenie, managerowie odpowiedzialni za dany obiekt otrzymują powiadomienie w dzwonku EventEntry. Dzięki temu nie trzeba ręcznie sprawdzać /issues — nowa usterka pojawia się od razu w powiadomieniach. PRZYDZIELANIE ZADANIA UŻYTKOWNIKOWI SERVICE 1. Manager otwiera zgłoszenie w /issues i klika „Przydziel”. 2. Wyszukuje użytkownika, który ma permission SERVICE dla tego konkretnego obiektu. 3. Może dopisać dodatkowe szczegóły do wiadomości. 4. Po kliknięciu „Przydziel i wyślij e-mail” zadanie zostaje przypisane, a serwisant otrzymuje maila z pełnymi informacjami: obiekt, miejsce, opis usterki, priorytet, data zgłoszenia oraz data wyjazdu gości. 5. Serwisant widzi przydzielone zadanie w /issues i może zmienić status na „W toku” lub „Rozwiązane”. JAK ZGŁOSIĆ USTERKĘ Z KALENDARZA (CLEANER) 1. Otwórz kalendarz i kliknij rezerwację. 2. W szczegółach zobaczysz daty, liczbę gości oraz notatki wewnętrzne. 3. Kliknij przycisk „Zgłoś usterkę”. 4. Uzupełnij tytuł, kategorię, priorytet i opis problemu. 5. Wyślij zgłoszenie. Zostanie ono automatycznie połączone z obiektem i wybraną rezerwacją. CO ZAWIERA ZGŁOSZENIE? - Tytuł i szczegółowy opis problemu. - Obiekt, w którym wystąpił problem. - Opcjonalne powiązanie z rezerwacją. - Kategorię, np. hydraulika, prąd, czystość, wyposażenie. - Priorytet: niski, normalny, wysoki, pilny. - Status: otwarte, w toku, rozwiązane, zamknięte. - Osobę zgłaszającą i datę zgłoszenia. - Miejsce na przypisanie osoby odpowiedzialnej i zdjęcia (rozbudowa modułu). CENTRUM ZGŁOSZEŃ /issues - Kafelki statystyk: wszystkie, otwarte, w toku, rozwiązane. - Filtrowanie po obiekcie i statusie. - Wyszukiwanie po tytule, opisie, obiekcie lub osobie zgłaszającej. - Szybka zmiana statusu bez wychodzenia z listy. - Informacja o powiązanej rezerwacji i dacie zgłoszenia. JAK DZIAŁA DOSTĘP? - Strona /issues wymaga modułu ISSUES (w planie Pro lub Enterprise; admin może go włączyć ręcznie w Modules). - ADMIN widzi wszystkie zgłoszenia. - Właściciel widzi zgłoszenia swoich obiektów. - Permission MANAGER lub ADMIN daje dostęp do zgłoszeń tylko tych obiektów, do których został nadany. - Permission SERVICE daje dostęp wyłącznie do zgłoszeń przydzielonych danemu użytkownikowi. - CLEANER może zgłaszać problemy dla swoich obiektów, ale nie musi widzieć całego centrum zgłoszeń. DOBRE PRAKTYKI DLA ZESPOŁU - Ustal jeden standard priorytetów: pilne = zagrożenie bezpieczeństwa lub zalanie, wysokie = blokuje pobyt, normalne = do rozwiązania w najbliższym terminie. - Codziennie rano przejrzyj zgłoszenia otwarte i pilne. - W opisie podawaj konkretną lokalizację: „łazienka na piętrze”, „kuchnia, zlew”, „sypialnia, lewa lampka”. - Po naprawie zmień status na rozwiązane, a po weryfikacji zamknij zgłoszenie. - Przy przekazaniu zmiany sprawdź listę otwartych zgłoszeń — to najszybszy sposób na płynne przekazanie obowiązków. KORZYŚCI DLA RECEPCJI I WYNAJMU - Mniej telefonów i pytań „czy ktoś to zgłosił?”. - Szybsza reakcja na awarie i mniejsze ryzyko kosztownych szkód. - Pełna historia, kto zgłosił problem i kiedy. - Lepsza organizacja pracy firmy sprzątającej. - Wyższa jakość pobytu gościa i mniej negatywnych opinii. JAK ZACZĄĆ? 1. Włącz moduł ISSUES w planie lub w panelu admina → Modules. 2. Nadaj zespołowi odpowiednie permission types: CLEANER, SERVICE, MANAGER lub ADMIN. 3. Poinformuj zespół, że zgłoszenia trafiają do centrum /issues. 4. Ustal zasady priorytetów i codziennego przeglądu. 5. Korzystaj z połączenia z rezerwacją, aby zawsze wiedzieć, którego pobytu dotyczy problem. Potrzebujesz pomocy? Otwórz bilet pomocy, a nasz zespół pomoże skonfigurować uprawnienia i pokaże, jak wdrożyć zgłoszenia w Twojej codziennej pracy.