Guasti e segnalazioni — il centro di lavoro del team

Guasti e segnalazioni è un nuovo modulo Simplevent che mette ordine nel lavoro quotidiano del team di affitto. Invece di telefonate, email, SMS e foglietti, ogni problema arriva in un unico posto — con struttura, stato, priorità e una cronologia completa delle azioni. PERCHÉ È IMPORTANTE - Ogni segnalazione è collegata a una struttura specifica. - Se la segnalazione nasce da una prenotazione, viene collegata anche a quella prenotazione, così sai sempre a quale soggiorno si riferisce. - Reception e manager vedono solo le strutture a cui hanno accesso. - Niente si perde tra le email e il team lavora su un'unica lista condivisa. CHI PUÒ SEGNALARE? 1. Addetti alle pulizie (permesso CLEANER) — direttamente dal calendario, dai dettagli della prenotazione. 2. Manager e amministratori — dal centro segnalazioni e dal calendario. 3. Proprietari — per le proprie strutture. 4. Ospiti — la segnalazione da un link della prenotazione è in preparazione come prossimo passo. NOTIFICHE PER I MANAGER Quando viene creata una nuova segnalazione, i manager responsabili della struttura ricevono una notifica EventEntry nella campanella. Non è necessario controllare manualmente /issues — le nuove segnalazioni compaiono subito nelle notifiche. ASSEGNAZIONE DI UN'ATTIVITÀ A UN UTENTE SERVICE 1. Il manager apre la segnalazione in /issues e clicca "Assegna". 2. Cerca un utente con permesso SERVICE per quella specifica struttura. 3. Può aggiungere dettagli extra all'email. 4. Dopo aver cliccato "Assegna e invia email", l'attività viene assegnata e l'utente del servizio riceve un'email con tutti i dettagli: struttura, luogo, descrizione del guasto, priorità, data della segnalazione e data di partenza degli ospiti. 5. L'utente SERVICE vede l'attività assegnata in /issues e può cambiare lo stato in "In corso" o "Risolta". COME SEGNALARE UN GUASTO DAL CALENDARIO (CLEANER) 1. Apri il calendario e clicca una prenotazione. 2. I dettagli mostrano date, numero di ospiti e note interne. 3. Clicca il pulsante "Segnala guasto". 4. Compila titolo, categoria, priorità e descrizione. 5. Invia la segnalazione. Sarà collegata automaticamente alla struttura e alla prenotazione selezionata. COSA CONTIENE UNA SEGNALAZIONE? - Titolo e descrizione dettagliata. - La struttura in cui si è verificato il problema. - Collegamento opzionale a una prenotazione. - Categoria, ad es. idraulica, elettricità, pulizia, dotazioni. - Priorità: bassa, normale, alta, urgente. - Stato: aperta, in corso, risolta, chiusa. - Persona che segnala e data della segnalazione. - Spazio per un responsabile e per le foto (sviluppo futuro). IL CENTRO /issues - Schede statistiche: tutte, aperte, in corso, risolte. - Filtri per struttura e stato. - Ricerca per titolo, descrizione, struttura o persona. - Cambio rapido dello stato senza uscire dall'elenco. - Prenotazione collegata e data della segnalazione visibili su ogni elemento. COME FUNZIONA L'ACCESSO - La pagina /issues richiede il modulo ISSUES (nel piano Pro o Enterprise; l'admin può abilitarlo manualmente in Modules). - ADMIN vede tutte le segnalazioni. - Un proprietario vede le segnalazioni delle proprie strutture. - Il permesso MANAGER o ADMIN dà accesso solo alle strutture assegnate a quell'utente. - Il permesso SERVICE dà accesso solo alle segnalazioni assegnate a quell'utente. - CLEANER può segnalare problemi per le proprie strutture senza vedere l'intero centro segnalazioni. BUONE PRATICHE PER IL TEAM - Stabilisci uno standard di priorità: urgente = rischio per la sicurezza o allagamento, alta = blocca il soggiorno, normale = da gestire a breve. - Ogni mattina controlla le segnalazioni aperte e urgenti. - Indica la posizione esatta nella descrizione: "bagno al piano superiore", "lavello cucina", "camera, lampada sinistra". - Dopo la riparazione imposta lo stato su risolta e chiudi dopo la verifica. - Al cambio turno controlla le segnalazioni aperte: è il modo più rapido per passare il lavoro in modo fluido. VANTAGGI PER RECEPTION E GESTIONE AFFITTI - Meno telefonate e meno domande "qualcuno l'ha segnalato?". - Risposta più rapida ai guasti e meno rischio di danni costosi. - Cronologia completa di chi ha segnalato cosa e quando. - Migliore organizzazione per il team delle pulizie. - Esperienza ospite migliore e meno recensioni negative. COME INIZIARE 1. Abilita il modulo ISSUES nel piano o in admin → Modules. 2. Assegna al team i permessi corretti: CLEANER, SERVICE, MANAGER o ADMIN. 3. Comunica che le segnalazioni arrivano al centro /issues. 4. Concorda le regole di priorità e il controllo quotidiano. 5. Usa il collegamento alla prenotazione per sapere sempre a quale soggiorno appartiene un problema. Hai bisogno di aiuto? Apri un ticket di assistenza e il nostro team ti aiuterà a configurare i permessi e a introdurre le segnalazioni nel lavoro quotidiano.